導入事例 -株式会社博報堂アイ・スタジオ様-

導入事例 -株式会社博報堂アイ・スタジオ様-

株式会社博報堂アイ・スタジオ様 経営企画部 総務法務チーム 総務 粕谷 剛様


取材ご協力:株式会社博報堂アイ・スタジオ様 http://www.i-studio.co.jp/
経営企画部 総務法務チーム 総務
粕谷 剛様

-はじめに御社の業務について教えてください。

はじめに御社の業務について教えてください。

粕谷様:

弊社は、博報堂DYグループにおけるデジタル領域のコンテンツ企画・制作に携わるクリエイティブソリューションカンパニーです。
デジタル領域というと一昔前はWEBサイトが主流でしたが、この10年でアプリ開発、SNS上のコンテンツ展開、体験型のオフラインイベントのプロデュースなど、業務の幅が広がっています。また、企画・制作のみならず、商品やサービスをプロモーションする上で最も効果的なデジタル領域の戦略立案を統合的に行うコンサルティングの側面が多くなってきています。

そこで私たちは、コンテンツ制作だけに留まらずデジタルマーケティングに関しての知見を広め、効率的に効果を最大化する手法を博報堂DYグループの中で提案し、さらに得意先にも提案する活動を行っています。それを“統合デジタルマーケティング”と呼んでいます。世の中では“デジタルマーケティング”が主流だと思いますが、私たちは、博報堂DYグループの中にあるデジタルクリエイティブソリューションカンパニーとして、広告展開におけるさまざまな手段をデータをもとに考えながら統合的なタッチポイントで効果を最大化することに使命を置いています。

はじめに御社の業務について教えてください。

-粕谷様の担当業務について教えてください。

はじめに御社の業務について教えてください。

粕谷様:

私は、経営企画部で総務という職務に就いています。
7年ほど前までは経営企画部は、マネジメント部という名称で、現在のような企画力重視の運営ではなく、保守業務面での品質を担保することに注力していました。ちょうどその頃、制作現場業務から転属した私は、「もっとオフィスがこうなったら良いのに」という強い思いをもっていました。総務という職務は一般的に言って、オフィスのファシリティー管理など設備系全般を担当することが多いと思います。また本社部門には、情報システムや人事、経理、広報などの組織もあり、各々その縦割りのなかで仕事をすることが多いと思いますが、制作現場の効率向上や、より良いワークプレイスの実現を狙うとき、総務部門だけではその思いを形にできない場合があります。

はじめに御社の業務について教えてください。

弊社では数年前から本社機能の高度化を目標に据え、情報システムや人事、情報セキュリティなど、それぞれの専門家がクロスオーバーにプロジェクトに関わり、この会社で働く人が、より働きやすく、楽しく、長く活躍できるためのいろいろな環境改善や、制度改革などの現業支援に取り組んでいます。私たちは、基本的な考え方として作業効率を妨げる要素はすべて「価値のないもの」として捉えます。わかりやすく言うと、例えば会議資料そのものには価値があるが、会議資料という「紙の状態のモノ」を印刷したり丁合いしたり、整理したり、シュレッダーしたりする行為自体には価値はありません。特に印刷で言えば最終的に殆どの場合、紙は必ず廃棄される運命にあるからです。ワークプレイスに潜む様々な無駄=無価値を撲滅することによって、効率を向上し、価値創造していく、ということをやっています。

-続いて、Remote TestKitを導入した経緯を教えてください。

博報堂アイ・スタジオ社内に設置されているセキュリティロッカー

博報堂アイ・スタジオ社内に設置されているセキュリティロッカー

粕谷様:

私が総務になった頃、通話用携帯電話の発注や検証用端末の管理などは私が行っていました。鍵付きのワゴンに検証用の携帯端末を格納し、スタッフが借りにきたら台帳に氏名や期間を記入してもらうといった管理をしていたのですが、検証端末は最終的には50台ほどになり、借りた後の横流しや長期間の独占なども増え、片手間ではとても一人で貸出や回収の管理ができなくなってしまったのです。

そこで情報システムチームとアタマをひねりました。理想的な管理形式を思い描いて、それを実現するのに必要な技術を探していきました。制作現場のエンジニアにも知恵を借り、結局、RFIDを扱える社外ベンダーを探し出して「無線技術を組み込んだセキュリティロッカー」というオリジナルの管理システムを作りました。RFIDという無線通信によって社員証カード内のIDMと、携帯端末にくくりつけたフェリカカードのIDMを紐付け、データベース側で管理し「誰が」「いつ」「どのロッカーの」「何番の棚の」「どの検証用端末を取り出したのか」またそれが「現在も貸出中か返却されたか」ということを全社的に共有できる仕組みを構築したのです。

セキュリティロッカーで発生したアクション情報は全社で共有できる

セキュリティロッカーで発生したアクション情報は全社で共有できる

このロッカーを活用した結果、24時間無人で機器を貸し出し、さらにきちんと返却されているかの管理も行えるようになりました。管理画面をみれば、誰が何を持ち出しているかがわかります。貸し出し予約している端末を予約していない人が持ち出すと「xxさんがxx時から使う予定ですよ」というメールが利用者と予約者双方に飛ぶようにもしました。これによって「xx番のiPhone、今誰が持っていますか?」という社内メールは飛ばなくなりました。

ところが、業務効率やセキュリティも向上し皆がハッピーになったのですが、それとは別に新たな問題が発生したのです。

当時70台ぐらいの検証端末をロッカーで管理していたのですが、スマートフォンの社会への浸透が進んで、新しい携帯端末がどんどん出て来ます。新機種を次々に購入しなければならないし古い機種も捨てられない、という時代がやって来ました。

セキュリティロッカーは3台制作したのですが、このまま増え続けると収まりきらなくなってしまいます。また、新機種も1台購入しただけでは、デザイナーやエンジニアなどさまざまなスタッフ間で取り合いになってしまう。
もっと良い方法がないか?と悩んでいた時に御社から電話をいただいたのがRemote TestKit導入のきっかけです。導入に際しては、制作スタッフによる利用テストを行いました。
「こんな便利なものがあるのならば全社的に導入しよう」という話になり、電話をいただいてから約1ヶ月弱というスピードで契約しました。

-当初はFlatプランのFlat3をご契約いただきましたが、その後Flat10へ変更いただいた経緯を教えてください。

粕谷様:

私のイメージでは、当時最大接続数のFlat3なら少し余裕があるだろうと思っていたのですが、導入後に現場スタッフの利用状況を確認した所、10台程ないと間に合わないことがわかったのです。すぐに御社に相談したところ3台以上接続できる特別プランを用意してくださいました。それが現在のFlat10という契約プランです。実際に利用しているスタッフたちの言葉が一番重要なので、今後も利用状況を把握しながら、改善が必要な場合は相談して決めていこうと思います。

-Flat10を導入後、現場はいかがでしょうか?

Flat10を導入後、現場はいかがでしょうか?

粕谷様:

Flat3の導入時、開発スタッフのニーズを細かく確認するために御社のご担当者さまと弊社のスタッフで機能要件についてすり合わせを行いました。その後、様々な機種で一斉に動作テストをしたいなど、エンジニアが行う確認作業は、想像以上に大量な作業であることがわかりました。Flat3の導入時にはそういった作業時に必要な機能や同時使用できる台数について十分な余裕を持っていたのですが、Remote TestKitが業務効率に大きく貢献することを多くのスタッフが理解し社内周知が進んだので、同時に使用する人数がどんどん増えていきました。現在では十分賄える環境になっています。

また、同時使用できる台数に関係なく、Remote TestKitは多くの開発スタッフの業務環境を劇的に改善しました。
例えば画面表示テストを例に上げると、Remote TestKit導入以前は検証端末の1画面1画面をiPhoneやデジカメで撮影し、その写真をPowerPointに取り込んだ上でチェックをしていました。これは、本当に大変な作業です。検証対象機の数とアプリケーションやモバイルサイトの画面遷移数の掛け算になりますから。
Remote TestKitでは複数のURLに対して、複数の検証端末で同時に自動画像取得が可能です。さらに、途中まで動作テストを行った状態そのものを保存できるバックアップ機能などもあり、導入時には涙ながらに大喜びしていたスタッフもいたほどです。
こうした効率の向上は、作業時間の大幅な短縮につながります。
昨今、さまざまな企業で、働き方改革が声高に唱えられていますが、人間の心がけの問題だけでは解決できない作業効率というものが存在します。Remote TestKitの例は、まさに「仕組みで改善できる業務環境の高度化」と言えるでしょう。
弊社で業務上必須のツールといえば、Google、サイボウズ、Adobeなどがありますが、Remote TestKitは、限定された用途にもかかわらず必須ツールとして一連のサービス群から外すことが出来ません。それだけ存在感が大きい重要なツールになりました。

-Remote TestKitで行うテスト試験と実機で行うテスト試験に違いはありますか?

粕谷様:

現在は、まずRemote TestKitでテストを行います。それでできないことは実機を使います。カメラやGPS、Bluetoothを使うアプリもあり、実機をゼロにすることはできないので、使い分けをしっかりと行っています。
セキュリティロッカーを作って良かったと思うことは、弊社のように数百人の制作スタッフがいる会社になってくると実機でテストをしたいのに誰かが実機を持ち出していてテストできない、いつ帰ってくるかもわからないということになりますから、それを解決できることですね。
そういった意味で「Remote TestKit + セキュリティロッカー」という組み合わせは、おすすめできます。

-Remote TestKit導入前は、Androidのバージョン管理はどのようにされていたのでしょうか?

粕谷様:

以前は、スタッフの誰かが勝手にAndroidのバージョンをアップしてしまう事があって、「ひとつ前のリビジョンでないと動作検証ができないのでどうにか戻せませんか!」と、別のスタッフが私のところに相談に来る、といったことが何度もありました。

それで自転車によく使われる輪っか状の鍵に携帯端末をスチールのワイヤーでガチッとくっつけて、勝手に持ち出しができないようにしたものを作り、セキュリティロッカーとは別の場所、開発部の専用ロッカーに格納しました。「OSをバージョンアップされると困るスタッフ専用の検証端末」を用意したのです。これによって開発スタッフ以外のデザイナーや制作ディレクターは絶対に使えない運用にして、OSのバージョンを死守していましたが、Remote TestKit導入後は、そういった心配は払拭されています。

-そのほか、Remote TestKitを利用して良かった点などはありますか?

粕谷様:

弊社のセキュリティポリシー上、検証用携帯端末(スマートフォン)の画面をキャプチャしてその端末からメールで写真を送ることは出来ません。確認したい画面が、仮には3画面だったとしても、対応する携帯端末の機種は、数十種になることもあります。また、キャプチャした画面をクライアントに提出する際の手順も非常に大変です。Remote TestKitの自動テスト機能を使えば、全画面が一覧で出力されますので本当に助かります。
セキュリティ面も優れていて、端末のレンタル時間が終わると、その端末の中身がすべて自動的にクリーンナップされるので管理側としても安心です。「弊社のテストの仕組みはこうなっています」とクライアントに説明するときも、安心していただける要素です。プログラマーにとっても安心感があり、心理的な負担が減っています。

-Remote TestKit利用時において御社なりの工夫や取り組みがあれば教えてください。

粕谷様:

社内ポータルにRemote TestKitの情報を掲載したり、パスワード変更や新機能案内などを社内メルマガで周知しています。新しく入社したスタッフ向けにRemote TestKitに早く慣れてもらうために、毎回、Remote TestKitの説明文やマニュアルへのリンクを必ずメール内に記載しています。貢献度が高いツールなので、私たちも熱心に社内展開をしています。

-最後にRemote TestKitへの要望はありますか?

粕谷様:

すでに十分応えていただき感謝しています。例えばソフトウェア版の端末一覧画面の端末解像度の列ソート機能を、元々は文字列(昇順)ソートとなっていたのを、横幅の小さいものから大きいものへもソートできるように提案したら、要望通り改善いただきました。NTTレゾナントさんへの要望は、社内に公開したスプレッドシートに全社員が記入できる仕組みにしました。それを何度かとりまとめて御社に提出し、御社のご担当者様と弊社のスタッフが顔を合わせて議論し合う場を作り、意見交換しました。こういった関係性を築けることは総務として非常に嬉しく思います。現業支援に徹する経営企画部として、実際に利用するユーザーの意見を業務環境に取り込めることは、大事なポイントです。

強いて要望があるとすれば、メンテナンス中のインフォメーション機能でしょうか。端末ごとにサービスから切り離してメンテナンスをされているようですが、現在はRemote TestKitのサービス画面内では、リストから名前ごと消失していて「メンテナンス中なので使えない」ということがわかりません。いつもレンタルしている端末がリスト内に見当たらないと、「あったはず」と何回も探しなおす事となりユーザーが迷ってしまいます。
この点について改善いただけるとより使いやすくなると思います。

~本日はお時間をいただきまして、どうもありがとうございました~

株式会社博報堂アイ・スタジオ様の導入事例について

実機とRemote TestKitを上手に共存させ、Flat10プランを効果的にご利用いただいている事例としてご紹介させていただきました。「Remote TestKit導入後に涙ながらに喜んでいるスタッフもいた」との話は弊社開発陣も大変喜んでおり励みとなりました。今後もお役に立てる新機能を提供できるよう、開発を進めてまいります!